WARUNKI OGÓLNE

1. GŁÓWNE CECHY PROGRAMU

WEP oferuje uczestnikom (oraz, w stosownych przypadkach, ich przedstawicielom prawnym) programy wymiany szkolnej opisane (z zastrzeżeniem błędów w druku) w broszurze i na stronie internetowej bez możliwości jakiegokolwiek odstąpienia stron od realizowanego projektu kulturalnego. Usługi określone w broszurze i na stronie internetowej są traktowane jako realizacja zobowiązania WEP do modelowania informacji, pomocy i obsługi klientów w miarę swoich możliwości, bez zobowiązania rezultatu lub prawa do reprezentowania lub nadzoru. 

Poza spotkaniami przygotowawczymi do wyjazdu uczestników (spotkanie informacyjne, rozmowa kwalifikacyjna, spotkania logistyczne itp. na których można zadać wszelkie pytania uzupełniające informacje zawarte w broszurach i na stronie internetowej), uczestnik (i ewentualnie jego przedstawiciele prawni) może poprosić o wszelkie wyjaśnienia na piśmie, kontaktując się za pomocą adresu email: hello@wep.org.

Ponieważ program wymiany szkolnej ma charakter mieszkalny, edukacyjny, kulturalny i nieturystyczny, nie może być traktowany jako produkt turystyczny lub pakiet turystyczny. Projekt edukacyjno-kulturalny wymaga od uczestnika ścisłego przestrzegania przepisów prawa obowiązujących w miejscu tranzytu lub pobytu oraz zasad i dobrych obyczajów życia codziennego, rodzinnego i szkolnego w środowisku przyjmującym. Jest to podstawowy obowiązek zapisany w „zasadach programu”, którego musi przestrzegać uczestnik, wyraźnie uznający, że WEP ma jedynie ograniczone uprawnienia wobec sponsorów lokalnych, którzy są jedynymi decydentami w przypadku ewentualnych kwestii związanych z przestrzeganiem lokalnych przepisów, zwyczajów i obyczajów, mogących się znacząco różnić od tych obowiązujących w Polsce (np. w USA), zarówno jeśli chodzi o środowisko szkolne, rodzinne, jak i społeczne w sensie ogólnym. Chociaż WEP pozostaje w stałym kontakcie z lokalnymi sponsorami, nie ma uprawnień do stosowania środków przymusu w przypadku, na przykład, decyzji o wydaleniu strony umowy za naruszenie wspomnianych praw, zwyczajów i obyczajów.

WEP nie ponosi odpowiedzialności za siłę wyższą lub za inne uchybienia lub czyny, które angażują odpowiedzialność cywilną lub karną uczestnika, który sam ponosi wszystkie bezpośrednie lub pośrednie konsekwencje tych działań i to zarówno względem prawa kraju przyjmującego, jak i prawa polskiego. Ponadto, przedstawiciele prawni i uczestnik zobowiązują się do przestrzegania wszystkich wymogów sanitarnych i administracyjnych (szczepienia, badania lekarskie, wiza, paszport, dostarczenie informacji biometrycznych itp.) nałożonych przez szkołę, władze lokalne i/lub krajowe kraju (krajów) przyjmującego/-ych, szkoły (prywatne lub publiczne) i/lub miejsca zakwaterowania itp. w celu umożliwienia organizacji i realizacji pobytu, wjazdu i/lub pobytu w danym kraju i/lub nauki w szkole. Jest to osobiste zobowiązanie uczestnika i/lub jego przedstawicieli prawnych z wyłączeniem jakiejkolwiek odpowiedzialności WEP. W przypadku odmowy spełnienia takich wymogów przedstawiciele prawni i uczestnik przyjmują do wiadomości, że WEP może nie być w stanie zorganizować pobytu. Ta odmowa spełnienia warunków będzie zatem traktowana jako jednostronna i dobrowolna rezygnacja z programu przez przedstawicieli prawnych i uczestnika.

To samo dotyczy przypadku odmowy spełnienia tych wymogów w trakcie trwania programu; w takim przypadku odmowa spełnienia wymogów będzie traktowana jako jednostronne i dobrowolne zakończenie programu przez przedstawicieli prawnych i uczestnika.

2. PRZESTRZEGANIE ZASAD PROGRAMU

W przypadku naruszenia przez uczestnika postanowień umowy, zasad programu i/lub pobytu lub rezygnacji z programu, umowa zostanie rozwiązana w trybie natychmiastowym na jego koszt. W takiej sytuacji, uczestnik zobowiązuje się do opuszczenia kraju przyjmującego w terminie 5 dni bez prawa do zwrotu kosztów ze strony WEP oraz do zwolnienia z odpowiedzialności WEP i jej lokalnych przedstawicieli za wszelkie konsekwencje wynikające z jego zachowania. Zobowiązuje się on również do zwrotu w całości wszelkich stypendiów przyznanych przez WEP, które mógł otrzymać. Przemieszczanie się osób i dóbr oraz związane z tym formalności administracyjne (wizy, paszporty, dokumenty zdrowotne itp.) są regulowane przez obowiązujące w tym zakresie ustawy i rozporządzenia i przez to stanowią bezwzględny obowiązek uczestnika (oraz, w stosownych przypadkach, jego przedstawicieli prawnych). Rezerwacja biletów dokonywana jest na terminy i według zaleceń zawartych w bilecie bez możliwości uzasadnienia przyczyny zwrotu w przypadku niewykorzystania.

3. Zawarcie umowy i prawo do odstąpienia od umowy 

Wszyscy kandydaci do programu muszą wysłać formularz wstępnej rejestracji do WEP, aby zostać zaproszonym na rozmowę selekcyjną i muszą zapłacić 50 euro na pokrycie kosztów rozpatrzenia ich wniosku (opłata zgłoszeniowa). 

Po otrzymaniu formularza wstępnej rejestracji i opłaty za zgłoszenie WEP przesyła pocztą elektroniczną formularz zgłoszeniowy („Application Form”) lub dane dostępowe do platformy internetowej w celu uzupełnienia zgłoszenia. Formularz zgłoszeniowy wypełnia kandydat i jego przedstawiciele prawni. W zaproszeniu na rozmowę kwalifikacyjną określone są części zgłoszenia, które należy wypełnić, aby zostać dopuszczonym do rozmowy kwalifikacyjnej.

Jeśli wniosek zostanie przyjęty, list potwierdzający kwalifikację jest wysyłany przez WEP do kandydata oraz, ewentualnie, do jego przedstawicieli prawnych.

Jeśli kandydat nie zostanie wybrany, kwota 50 euro zostanie zwrócona. 

List potwierdzający kwalifikację jest wiążący dla osób podpisujących i daje im prawo do odstąpienia od umowy w terminie 14 dni zgodnie z art. VI. 47 Kodeksu Prawa Gospodarczego (dyrektywa europejska 2011/83); po upływie tego 14-dniowego terminu osoby podpisujące zobowiązują się do: 

• Wpłaty zaliczki w wysokości 25% w ciągu 5 dni od otrzymania listu potwierdzającego
• Odesłania lub złożenia wypełnionego formularza zgłoszeniowego („Application Form”) w terminie 21 dni od otrzymania listu potwierdzającego kwalifikację.

WEP dysponuje terminem 21 dni od otrzymania 25% wpłaty i kompletnej dokumentacji zgłoszeniowej na jej przeanalizowanie i ewentualne powiadomienie o odmowie lub warunkowym przyjęciu na podstawie dostarczonych/ujawnionych podczas rozmowy kwalifikacyjnej dokumentów i informacji (na przykład, ale nie tylko: fałszywych oświadczeń, niewystarczających wyników w nauce, niewystarczającego poziomu znajomości języka, problemów zdrowotnych, zaburzeń odżywiania, zaburzeń psychicznych, alergii...). W przypadku odmowy przyjęcia (z wyjątkiem sytuacji, gdy doszło do złożenia fałszywych oświadczeń podczas rejestracji wstępnej, rozmowy kwalifikacyjnej, pisania dokumentacji zgłoszeniowej lub gdy doszło do popełnienia oszustwa podczas przeprowadzania testów ewaluacyjnych) zaliczka w wysokości 25% jest zwracana w terminie 30 dni.

4. ORGANIZATOR / ODPOWIEDZIALNOŚĆ

WEP SA, siedziba: 26, Av. de Jette, 1081 Bruksela. Zgodnie z obowiązującym prawem, jesteśmy upoważnieni do organizowania i/lub oferowania, działając w charakterze pośrednika, wyjazdów na podstawie licencji nr A1912. Zgodnie z obowiązującym prawem, odprowadzamy składki na fundusz gwarancyjny dla konsumentów w dziedzinie pakietów turystycznych. 

Uczestnik i jego przedstawiciele prawni przyjmują do wiadomości, że WEP nie podejmuje żadnych działań i nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie kontakty z ambasadami/konsulatami/władzami administracyjnymi i ogólnie za procedury uzyskiwania wiz/paszportów lub innych dokumentów administracyjnych, które pozostają w gestii uczestnika i jego przedstawicieli prawnych.

Jeżeli wyjazd/program zostanie zawieszony lub odwołany w wyniku naruszenia obowiązków przez uczestnika i/lub jego przedstawicieli prawnych, ponosi on pełną odpowiedzialność za wszelkie bezpośrednie lub pośrednie konsekwencje w związku z takim zawieszeniem lub odwołaniem.

Pobyty i/lub zajęcia są organizowane za pośrednictwem lokalnych usługodawców/sponsorów. 

Usługodawca/sponsor zostanie wymieniony w dokumentach podróży, które uczestnik otrzyma przed wyjazdem. 

WEP nie może ponosić odpowiedzialności za niemożność wykonania przewidzianych umową usług z powodu niedotrzymania zobowiązań przez usługodawców/sponsorów w kraju przyjmującym, linię lotniczą, firmę ubezpieczeniową lub w przypadku siły wyższej, konfliktu, zamieszek lub wydarzenia, na które nie ma wpływu. 

WEP jest zwolniona z jakiejkolwiek odpowiedzialności za bezpośrednie lub pośrednie skutki wojny, rewolucji, niepokojów społecznych lub politycznych, zamieszek, strajków, epidemii, pandemii, kwarantanny lub katastrof naturalnych lub nuklearnych. Jeżeli tego typu okoliczności wystąpią przed wyjazdem, uniemożliwią prawidłową realizację pobytu i/lub stworzą ryzyko zagrożenia bezpieczeństwa i/lub zdrowia uczestnika, WEP nie ponosi żadnej odpowiedzialności odszkodowawczej. 

Zdjęcia lub opinie zawarte w broszurze, na stronie internetowej lub w jakimkolwiek innym dokumencie są pozaumowne. Opinie, zdjęcia i inne dokumenty, niezależnie od ich formy i nośnika, dotyczące, wymieniające lub przedstawiające ucznia w kontekście jego pobytu lub organizacji pobytu, mogą być wykorzystywane do celów promocyjnych, niezależnie od formy i nośnika takich działań.

WEP nie ponosi odpowiedzialności za odmowę wydania wizy przez władze kraju przyjmującego. 

5. ANULOWANIE

5.1. Rezygnacja przez Uczestnika przed wyjazdem

Wszelkie wnioski o rezygnację z rejestracji do programu, na każdym etapie, muszą być zgłoszone przez uczestnika (i, w stosownych przypadkach, jego przedstawicieli prawnych) do WEP listem poleconym 

W przypadku rezygnacji uczestnika (lub jego przedstawicieli prawnych) po otrzymaniu przez WEP formularza wstępnej rejestracji, ale przed listem potwierdzającym wybór, nie przysługuje jakakolwiek rekompensata z wyjątkiem opłaty zgłoszeniowej w wysokości 50,00 euro, o której mowa powyżej. 

W przypadku rezygnacji przez uczestnika (lub jego przedstawicieli prawnych) w ciągu 14 dni od wysłania przez WEP listu potwierdzającego kwalifikację (okres odstąpienia od umowy), nie przysługuje żadna rekompensata z wyjątkiem opłaty zgłoszeniowej w wysokości 50,00 EUR, o której mowa powyżej. 

Jeśli po upływie 14-dniowego terminu uczestnik lub jego przedstawiciele prawni nie zgłoszą swojej decyzji o odstąpieniu, rejestracja zostanie uznana za potwierdzoną przez uczestnika i/lub jego przedstawicieli prawnych; w przypadku braku wpłaty zaliczki w wysokości 25% w terminie do 19 dni od wysłania przez WEP listu potwierdzającego kwalifikację lub braku zwrotu kompletnego zgłoszenia w terminie 21 dni od wysłania przez WEP listu potwierdzającego kwalifikację, rejestracja zostaje automatycznie anulowana. W takich przypadkach przysługuje WEP umowne zryczałtowane odszkodowanie w wysokości 1 000 euro. 

Jeśli uczestnik zrezygnuje z rejestracji po wpłaceniu zaliczki, jednak przed odesłaniem kompletnej dokumentacji zgłoszeniowej, WEP należy się takie samo zryczałtowane odszkodowanie w wysokości 1 000 euro. 

W przypadku rezygnacji przez uczestnika z rejestracji po odesłaniu kompletnej dokumentacji zgłoszeniowej, umowa zostaje rozwiązana z mocy prawa. Umowne i bezzwrotne odszkodowanie ryczałtowe będzie należne WEP ze strony uczestnika. Wynosi ono 25% opłaty za uczestnictwo w przypadku rezygnacji na więcej niż 6 miesięcy przed wyjazdem lub 50% w przypadku rezygnacji na mniej niż 6 miesięcy przed wyjazdem. 

W każdym razie WEP jest uprawniona do potrącenia tych odszkodowań z pobranymi przez siebie kwotami, które mają w stosunku do niej charakter odszkodowawczy. Aby zapewnić ochronę w przypadku rezygnacji, WEP oferuje opcjonalne ubezpieczenie od rezygnacji (patrz szczegóły powyżej). Cena tego ubezpieczenia znajduje się w module cennika/rezerwacji. Po wyjeździe uczestnika, w przypadku przerwania pobytu, żadna kwota nie podlega zwrotowi. We wszystkich przypadkach opłata zgłoszeniowa (nie będąca częścią kosztów programu) w wysokości 50 euro nie podlega zwrotowi. 

Uwaga dotycząca preferencji regionu w ramach klasycznego programu wymiany szkolnej lub klasycznego programu wymiany szkolnej +: nie ma gwarancji umieszczenia w wybranym regionie, ponieważ lokalizacja zakwaterowania w dużej mierze zależy od lokalnej dostępności i decyzji lokalnych sponsorów. Prawdopodobieństwo nieumieszczenia w wybranym regionie jest większe niż prawdopodobieństwo umieszczenia w nim. Fakt nieumieszczenia w wybranym regionie lub stanie nie może stanowić ważnego powodu rezygnacji. Jeśli uczestnik i jego przedstawiciele prawni nadal chcą zrezygnować, obowiązują powyższe warunki rezygnacji.

Anulowanie przez Uczestnika z Gwarancją Anulowania WEP
Możliwe i wskazane jest zapisanie się na "Gwarancję anulowania WEP" w momencie podpisywania umowy, wraz z wniesieniem opłaty rejestracyjnej w wysokości 50€, która pokrywa koszty anulowania programu w przypadku m.in. problemów zdrowotnych ucznia lub członka jego rodziny, z powodu niepowodzeń w nauce lub braku możliwości wyjazdu, zgodnie z dokumentem "Gwarancja anulowania WEP" dostępnym online.  "Gwarancja anulowania WEP" wynosi 6% opłaty za program i musi być wykupiona w momencie rejestracji oraz opłacona równocześnie z wniesieniem opłaty rejestracyjnej. Pozwala ona na anulowanie programu bez ponoszenia kar (z wyłączeniem kosztów samej gwarancji) do czasu wyjazdu z wyżej wymienionych powodów, udokumentowanych zaświadczeniem lekarskim lub inną odpowiednią dokumentacją. Należy również pamiętać, że gwarancja może obejmować jedynie usługi zamówione w momencie rejestracji. Dodatkowe usługi zarezerwowane później nie mogą być objęte gwarancją. Warunki obowiązywania gwarancji zostaną przesłane wraz z umową. Jeśli "Gwarancja anulowania WEP" nie zostanie wykupiona, obowiązują normalne opłaty za anulowanie. Jako alternatywa dla Gwarancji anulowania WEP, możliwe jest wykupienie opcjonalnej polisy ubezpieczeniowej w "Protections SRL", która pokrywa koszty rezygnacji z programu z obiektywnie udokumentowanych przyczyn lub zdarzeń nieprzewidywalnych w momencie rezerwacji, dotyczących ubezpieczonego lub członka jego rodziny. O szczegóły zapytaj doradcę WEP lub zapoznaj się ze szczegółami ubezpieczenia od kosztów rezygnacji online.

5.2. Anulowanie przez WEP

W przypadku anulowania kwalifikacji przez WEP przed potwierdzeniem ostatecznego przyjęcia, WEP zwróci zaliczkę w wysokości 25% wartości ceny, jeśli została wpłacona. 

W przypadku anulowania rejestracji przez WEP z przyczyn leżących po stronie WEP (a nie z przyczyn zewnętrznych względem WEP) po ostatecznym potwierdzeniu przyjęcia, WEP zobowiązuje się do zrekompensowania uczestnikowi w całości wszelkich szkód materialnych (wyłącznie) poniesionych w wyniku tego anulowania.

WEP może w każdej chwili podjąć decyzję o odwołaniu programu, jeśli uzna, że warunki stają się niekorzystne (pod kątem sanitarnym, politycznym oraz w zakresie informacji dla podróżnych ze strony MSZ...). W takim przypadku uczestnik ma obowiązek uszanować tę decyzję. 

5.3. Gwarancja anulowania WEP

Istnieje możliwość i wskazane jest zapisanie się w momencie rejestracji do „Gwarancji anulowania WEP”, która pokrywa koszty rezygnacji z programu w przypadku m.in. problemów zdrowotnych ucznia lub członka jego rodziny spokrewnionego w pierwszym stopniu oraz z przyczyn związanych z nauką. Opłata za „Gwarancję anulowania WEP” wynosi 6% kwoty programu, na który uczestnik się zapisał i musi być uiszczona w całości w momencie rejestracji oprócz opłaty zgłoszeniowej w wysokości 50 euro. „Gwarancja anulowania WEP” pozwala na rezygnację z programu bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów (poza kwotą samej gwarancji) do czasu wyjazdu z wyżej wymienionych powodów, udokumentowanych zaświadczeniem lekarskim lub odpowiednią dokumentacją szkolną, które należy dostarczyć wraz z wnioskiem o anulowanie. Gwarancja anulowania WEP pozwala uczestnikowi odstąpić od umowy w następujących przypadkach:

1.    Śmierć uczestnika lub osoby spokrewnionej w pierwszym stopniu (rodzice, rodzeństwo).
2.    Poważne problemy zdrowotne uczestnika lub osoby bliskiej (rodzice, rodzeństwo). Problem zdrowotny musi być zgłoszony na piśmie przez uczestnika/rodziców. Uczestnik jest zobowiązany w termimie 24 godzin dostarczyć WEP odpowiednie informacje medyczne/zdrowotne potwierdzające stan zdrowia.
3.    Niemożność wzięcia udziału w programie z powodu powtarzania roku, jeżeli uniemożliwia to realizację programu lub przesunięcie terminu jego realizacji, lub jeżeli złe wyniki z egzaminu szkolnego powodują, że uczestnik musi przystąpić do egzaminów poprawkowych, a do wniosku dołączone są wyniki szkolne i odpowiednie zaświadczenie ze szkoły potwierdzające niemożność wyjazdu.
4.    Niemożność wzięcia udziału w programie z powodu odrzucenia projektu przez macierzystą szkołę (dotyczy projektów realizowanych w trakcie nauki w szkole średniej). Oficjalne pisemne oświadczenie ze szkoły musi być przesłane do nas co najmniej 4 miesiące przed wyjazdem.
5.    Obowiązkowa kwarantanna po rozpoznaniu Covid 19 i niemożność przełożenia rozpoczęcia pobytu przez WEP w ciągu 21 dni kwarantanny. 
6.    Kradzież dokumentów tożsamości uczestnika wymaganych do zamieszkania za granicą w ciągu 72 godzin poprzedzających wyjazd, wraz z zaświadczeniem policji, w przypadku udowodnienia, że ich wyrobienie/wymiana przed wyjazdem i w terminie do 15 dni po planowanej dacie wyjazdu jest fizycznie niemożliwe/-a. 
7.    Należycie udokumentowana niezdolność uczestnika do dotarcia do miejsca wyjazdu w następstwie poważnych klęsk żywiołowych. 

Z ochrony ubezpieczeniowej wyłączone są odwołania i/lub zmiany spowodowane bezpośrednio lub pośrednio przyczynami, których nie można obiektywnie udokumentować, lub chorobą psychiczną, jak również wszystko to, co nie zostało wyraźnie wymienione w powyższych punktach.

Jeśli warunki zastosowania Gwarancji anulowania WEP nie są spełnione i/lub jeśli powody podane przez uczestnika nie mogą zostać uwzględnione, do obliczenia kosztów anulowania zostanie zastosowany artykuł „Anulowanie przez uczestnika przed wyjazdem” Ogólnych Warunków WEP. 

Jako alternatywa dla Gwarancji anulowania WEP, możliwe jest wykupienie opcjonalnej polisy ubezpieczeniowej w „Protections SRL”, która pokrywa koszty rezygnacji z programu z obiektywnie udokumentowanych przyczyn lub zdarzeń nieprzewidywalnych w momencie rezerwacji, dotyczących ubezpieczonego lub członka jego rodziny. O szczegóły zapytaj doradcę WEP lub zapoznaj się ze szczegółami ubezpieczenia od kosztów rezygnacji online. 

6. CENA PROGRAMU

6.1. Płatności
Płatność ceny wybranego programu nastąpi w następujący sposób: zaliczka w wysokości 25% płatna w terminie 15 dni od otrzymania listu potwierdzającego kwalifikację oraz pozostała kwota w 3 ratach w wysokości 25% płatna przed wyjazdem. Wszystkie płatności muszą wpłynąć przed złożeniem dokumentacji wizowej (jeśli dotyczy), a terminy różnią się w zależności od programu i miejsca docelowego. Zostaną one potwierdzone przed ostateczną rejestracją w liście potwierdzającym kwalifikację. Zachowanie terminów jest warunkiem koniecznym, aby uczestnik lub jego przedstawiciele prawni mogli wypełnić swoje zobowiązania.

Jakiekolwiek uchybienie lub opóźnienie w płatności wszystkich lub części zaliczek lub wpłat automatycznie i bez uprzedniego formalnego powiadomienia prowadzi do:

a)    zwiększenia kwoty należności o 15% w drodze zastosowania klauzuli karnej, przy czym kwota ta nie może być niższa niż 100 euro.
b)    naliczenia odsetek umownych w wysokości 12% w skali roku.

Pozostaje to bez uszczerbku dla prawa WEP do dochodzenia pełnego odszkodowania za poniesione szkody. W przypadku braku płatności w terminie WEP zastrzega sobie prawo do zawieszenia, a w ostateczności do odwołania programu, jeśli uczestnik i jego przedstawiciele prawni nie uregulują zaległej płatności w ciągu 15 dni od powiadomienia o zaległości, przy czym konsekwencje ponosi zobowiązana strona umowy (strony umowy).

Jeśli nie zaznaczono inaczej, ceny nie obejmują: opcjonalnego ubezpieczenia od kosztów rezygnacji • gwarancji anulowania WEP • ubezpieczenia bagażu • kieszonkowego (na pokrycie kosztów wypoczynku, podróży, przyborów szkolnych, wycieczek itp.) • transportu w obie strony do miejsc w Europie (w tym do Wielkiej Brytanii)• opłat paszportowych lub wizowych • mundurka szkolnego (jeśli dotyczy) • ewentualnego dodatku w przypadku specjalnej diety, występowania alergii lub szczególnego stanu zdrowia.

6.2. Dodatkowe koszty związane z wymogami zdrowotnymi 
Wszystkie koszty wynikające z wymogów sanitarnych, na przykład (jednak nie tylko) kwarantanna (w tym zakwaterowanie, posiłki, transfer... niezależnie od tego, czy chodzi o zakwaterowanie zgodne z wyborem, czy nie), test PCR przed wyjazdem lub po przyjeździe, test antygenowy przed wyjazdem lub po przyjeździe, szczepionka lub booster szczepionkowy, badanie lekarskie, uzyskanie jakiegokolwiek zaświadczenia... są pokrywane przez uczestnika. 
 

6.3.    Stawki (ważność, aktualizacja, wyrównanie)

• Stawki obowiązują tylko dla obywateli UE. Stawki mogą ulec zmianie bez uprzedniego powiadomienia. Obowiązują wyłącznie stawki opublikowane na stronie internetowej w momencie dokonywania wstępnej rejestracji online. Stawki WEP zostały ustalone na podstawie następujących danych ekonomicznych: koszty transportu, w tym koszty paliwa, opłaty i podatki za oferowane usługi, takie jak opłata za lądowanie i bezpieczeństwo, opłaty za wejście na pokład i zejście na ląd w portach i na lotniskach, usługi (np. ale nie tylko: pośrednictwo pracy, zakwaterowanie, assistance, transfery, usługi szkolne, ubezpieczenia) świadczone przez lokalnych dostawców. WEP praktykuje wyrównywanie cen, czyli łączenie zasobów i kosztów. Oznacza to, że kwota wkładu finansowego (poza różnicą w kursach walutowych w momencie rezerwacji) jest taka sama dla wszystkich uczestników tej samej destynacji i programu, niezależnie od rzeczywistych kosztów indywidualnych.
• Cena programu odpowiada cenie podanej na stronie internetowej wep.org.pl w momencie dokonywania rezerwacji i uiszczania opłaty zgłoszeniowej w wysokości 50 euro. Nasza strona internetowa jest regularnie aktualizowana w zależności od kursu euro względem kursów walut poszczególnych krajów, w których oferujemy pobyty. Po zawarciu umowy cena programu może więc ulec ewentualnym podwyżkom ze względu na rosnące koszty paliwa (w przypadku programów obejmujących transport lotniczy uczestnika) lub wzrost podatków i opłat. Ewentualne podwyżki zostaną podane do wiadomości uczestnika w sposób jasny, precyzyjny i szczegółowy nie później niż 20 dni przed rozpoczęciem pobytu. W przypadku podwyższenia ceny programu o więcej niż 8%, uczestnik będzie miał prawo do rezygnacji z programu bez ponoszenia opłat; o tej decyzji należy powiadomić WEP listem poleconym za potwierdzeniem odbioru w ciągu 7 dni od przekazania informacji o podwyżce, o której mowa powyżej. Wpłacone kwoty, z wyjątkiem opłaty zgłoszeniowej w wysokości 50 euro, zostaną zwrócone w terminie 30 dni roboczych od daty odstąpienia od umowy.
• WEP zastrzega sobie prawo do zastosowania prawidłowej ceny lub jednostronnego anulowania rezerwacji, jeśli okaże się, że w wyniku awarii technicznej lub błędu ludzkiego na stronie internetowej błędnie podano cenę i/lub opis pobytu(-ów) i/lub wszelkich związanych z nimi opcji.

Ważna uwaga dotycząca przekazywania informacji i dokumentów przez WEP: obowiązkiem użytkownika jest podanie WEP ważnego i regularnie sprawdzanego adresu e-mail (zwłaszcza przez przedstawicieli prawnych, jeśli uczestnik jest niepełnoletni), ponieważ dokumenty (które nie muszą być w oryginalnym formacie) będą przekazywane użytkownikowi drogą elektroniczną. Tylko komunikacja za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub poczty elektronicznej jest uznawana za wiążącą. Komunikacja za pośrednictwem sieci społecznościowych, czatów lub komunikatorów ma charakter nieformalny i nieumowny.

7. DATA I CZAS TRWANIA PROGRAMU

Dokładna data rozpoczęcia i czas trwania pobytu może się różnić, ponieważ zależy od różnych czynników, takich jak (ale nie tylko): miejsce docelowe, wewnętrzna organizacja WEP (np. transport, ubezpieczenie, łączenie pobytów w kilku krajach, potrzeba zgrupowania kilku uczestników itp.), wymagania określone przez lokalne władze kraju przyjmującego (czas trwania związany z zasadą wzajemności, przepisy imigracyjne itp.), przez szkołę lub okręg szkolny, przez lokalną organizację sponsorującą pobyt uczestnika lub przez zdarzenie siły wyższej zobowiązujące WEP do dostosowania pobytu w tym zakresie. Czas trwania roku szkolnego waha się od 9 do 11 miesięcy, semestru szkolnego od 4 do 5 miesięcy, a semestru szkolnego od 9 do 12 tygodni. Ostateczny czas trwania jest ustalany według uznania WEP, z uwzględnieniem wymienionych powyżej czynników zewnętrznych. Uczestnik lub jego przedstawiciele prawni nie mogą domagać się żadnego odszkodowania, korekty lub zwrotu, jeżeli ostatecznie ustalony czas trwania jest równy lub dluższy od czasów trwania wymienionych powyżej. Jeśli WEP nie będzie w stanie spełnić opisanego powyżej warunku minimalnego czasu trwania wybranego pobytu (z wyjątkiem przypadku zaistnienia siły wyższej lub wcześniejszego powrotu z winy uczestnika), różnica zostanie zwrócona (obliczona proporcjonalnie do niewykorzystanych usług).

8. zakwaterowanie u rodziny przyjmującej

Nierzadko zdarza się, że zakwaterowanie u rodziny przyjmującej jest czasochłonne. Należy wziąć pod uwagę wiele czynników: sprawdzenie karalności, późną decyzję rodzin o podjęciu się przyjęcia ucznia, określenie profilu ucznia, którego rodzina zgadza się ugościć. Rodziny mogą być wynagradzane, otrzymywać pomoc na pokrycie wydatków związanych z goszczeniem ucznia lub działać całkowicie na zasadzie wolontariatu. Wszystkie te czynności poprzedzające umieszczenie w rodzinie zajmują czas. Uczestnicy powinni więc wziąć pod uwagę możliwość otrzymania informacji o zakwaterowaniu dopiero na kilka dni przed wyjazdem. W niektórych przypadkach, jeśli nie uda się zapewnić stałego miejsca zamieszkania przed wyjazdem uczestnika lub w przypadku wycofania się rodziny pierwotnie znalezionej przez WEP, uczestnik może zostać umieszczony u tymczasowej rodziny przyjmującej na czas trwania działań mających na celu znalezienie docelowej rodziny. Czasami rodziny mogą gościć kilku uczniów w tym samym czasie. Uczniowie mogą być umieszczeni u więcej niż jednej rodziny w trakcie trwania programu. Daty wyjazdu i powrotu nie muszą odpowiadać początkowi lub końcowi roku szkolnego, są one ustalane według uznania WEP i lokalnych organizacji sponsorujących w zależności od różnych czynników (wiza, wymagania lokalnej szkoły, dostępność lotów, organizacja wewnętrzna...). Doświadczenia związane z rodziną przyjmującą cechuje silny charakter edukacyjny i immersyjny: kandydaci, którzy wybierają ten rodzaj programu, powinni zatem być elastyczni i traktować te ewentualne zmiany rodziny jako okazje do odkrycia kolejnych aspektów lokalnej kultury. Czynnik ludzki stanowi sedno doświadczeń związanych z pobytem u rodziny przyjmującej: zapewnione udogodnienia nie są porównywalne z tymi dostępnymi na przykład w pokoju hotelowym.

Uczestnicy są często uważani przez swoich opiekunów za prawdziwych członków rodziny; w związku z tym udział ucznia np. w pracach domowych wpisuje się w ideę programu i tego typu zakwaterowania.
 

Szczególne przypadki - alergie, szczególne uwarunkowania zdrowotne i/lub specjalne diety:
Zakwaterowanie u rodziny przyjmującej może być utrudnione, jeżeli kandydat ma alergię, szczególną sytuację zdrowotną i/lub musi przestrzegać określonej diety. Istotne jest, aby uczestnik lub jego przedstawiciele prawni wskazali wszelkie takie uwarunkowania w formularzu wstępnej rejestracji, ponieważ nie we wszystkich przypadkach możliwe jest zagwarantowanie zakwaterowania i wyżywienia odpowiadającego szczególnym potrzebom danego uczestnika. Jeśli kandydat cierpi na alergię, szczególne schorzenie i/lub musi przestrzegać określonej diety, jego przypadek będzie rozpatrywany indywidualnie. Może zaistnieć kilka przypadków, takich jak wymienione poniżej (lista niewyczerpująca):

• umieszczenie jest technicznie niemożliwe. W takim przypadku WEP zwróci wszystkie wpłacone kwoty, pod warunkiem że oświadczenie o alergiach, dolegliwościach i/lub specjalnych wymaganiach dietetycznych zostanie złożone najwcześniej w momencie rejestracji wstępnej, a najpóźniej w momencie rozmowy kwalifikacyjnej (w przeciwnym razie obowiązują zwykłe warunki rezygnacji).
• umieszczenie może być możliwe, ale nie gwarantowane. W takim przypadku do uczestnika i jego przedstawicieli prawnych będzie należała decyzja, czy mimo wszystko potwierdzić rejestrację (w przypadku braku możliwości umieszczenia, należna będzie rekompensata na pokrycie kroków podjętych przez partnera zagranicznego oraz na pokrycie kosztów administracyjnych poniesionych przez WEP).
• przyjęcie zgłoszenia uzależnione jest od zapłaty dodatku w celu zapewnienia warunków odpowiadających szczególnym potrzebom uczestnika. Dokładna kwota różni się w poszczególnych przypadkach, w zależności od celu podróży, lokalnej waluty, rodzaju potrzeby, długości pobytu itp.

We wszystkich przypadkach WEP poinformuje uczestnika i jego przedstawicieli prawnych o szczególnych warunkach w każdym przypadku, niezwłocznie po tym jak partner zagraniczny wskaże możliwości. WEP wskaże również termin, przed upływem którego uczestnik i jego przedstawiciele prawni muszą udzielić odpowiedzi potwierdzającej udział lub brak udziału w programie.

9. POSTANOWIENIA RÓŻNE

• WEP podlega przepisom i regulacjom prawnym, w tym dotyczącym edukacji, imigracji, wjazdu itp. obowiązującym w kraju przyjmującym, regionie i/lub okręgu szkolnym, a także w zakresie stabilności geopolitycznej i dyplomatycznej lub sytuacji sanitarnej tych krajów, regionów i/lub okręgów. Jeśli wspomniane przepisy, ustawodawstwo, stabilność geopolityczna lub dyplomatyczna albo sytuacja sanitarna ulegną zmianie w okresie organizacji pobytu lub w trakcie pobytu w sposób uniemożliwiający realizację lub kontynuację pobytu lub czyniący go niebezpiecznym, WEP nie ponosi odpowiedzialności w tym zakresie.
• WEP jest zwolniona z jakiejkolwiek odpowiedzialności za bezpośrednie lub pośrednie skutki wojny, wybuchu rewolucji, niepokojów społecznych lub politycznych, zamieszek, strajków, epidemii, pandemii, kwarantanny lub klęsk żywiołowych. Jeżeli takie okoliczności wystąpią przed wyjazdem i utrudnią one prawidłową realizację pobytu i/lub stworzą ryzyko zagrożenia bezpieczeństwa i/lub zdrowia uczestnika, WEP nie ponosi żadnej odpowiedzialności odszkodowawczej.
• Uczestnik udziela WEP prawa do wykorzystania we wszystkich swoich publikacjach jego wizerunku i tekstów związanych z jego udziałem w działaniach programowych (z wyjątkiem informacji poufnych pochodzących z jego dokumentacji zgłoszeniowej), niezależnie od nośnika i formatu.
• W przypadku wystąpienia problemu lub skargi, uczestnik i/lub jego przedstawiciele prawni muszą niezwłocznie powiadomić, bezpośrednio po wystąpieniu problemu i w pierwszej kolejności, lokalną osobę kontaktową w kraju, w którym przebywa uczestnik. W przypadku braku rozwiązania lub interwencji w ciągu 48 godzin, uczestnik i/lub jego przedstawiciele prawni muszą niezwłocznie powiadomić WEP pocztą elektroniczną lub tradycyjną, aby WEP mogła jak najszybciej interweniować w celu znalezienia rozwiązania. Ewentualne reklamacje uczestnika po jego powrocie mogą być uwzględnione jedynie w przypadku udowodnienia, że biuro WEP, w którym uczestnik zarejestrował się przed wyjazdem, miało możliwość przejęcia roli organizatora i rzeczywiście zostało uprzedzone o możliwym niepowodzeniu. Wszelkie reklamacje uczestnika należy zgłaszać listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru do siedziby WEP w ciągu trzech (3) miesięcy kalendarzowych od zakończenia pobytu. Zobowiązania uczestnika i jego przedstawicieli prawnych mają charakter niepodzielny i solidarny. Właściwe są wyłącznie sądy w Brukseli (Belgia), a stosunki umowne podlegają prawu belgijskiemu.
• Komunikacja WEP z klientami odbywa się w języku(-ach) narodowym(-ych) danego kraju, według uznania WEP. Ze względu na międzynarodowy charakter wyjazdów WEP (z wyłączeniem innych społeczności językowych w danym kraju) WEP lub jej lokalni przedstawiciele mogą być zobowiązani do przesłania i posiadania podpisanych dokumentów w innym języku, bez konieczności posiadania oficjalnego tłumaczenia na język używany umownie między WEP a uczestnikiem. Dokumenty te nie są wydawane przez WEP, mogą być niezbędne do sprawnego przebiegu lub organizacji pobytu i są zazwyczaj wymagane przez instytucje zewnętrzne wobec WEP (szkoły, partnerzy zagraniczni, władze lokalne...)
• W kontekście pobytu u rodziny przyjmującej lub zakwaterowania w domu prywatnym, terminy rodzina, dom lub gospodarstwo domowe mogą określać: rodzinę z dwojgiem rodziców, rodziców samotnych lub rodzinę mieszaną, gospodarzy w różnym wieku, posiadających dzieci lub nie. Niedopuszczalna jest dyskryminacja ze względu na rasę, religię, orientację seksualną, pochodzenie etniczne, kulturowe, społeczne lub ekonomiczne, czy też cechy fizyczne. 
• Jeżeli w ramach pobytu uczestnik jest zobowiązany do skorzystania z biletu na podróż lotniczą, przyjmuje do wiadomości, że: a) zastosowanie mają ogólne i szczególne warunki przewoźnika; b) jest zobowiązany skorzystać ze wszystkich dostępnych dla niego połączeń komunikacyjnych (zapisów) - nawet jeśli niektóre z nich są realizowane przez alternatywny środek transportu, np. połączenie kolejowe lub autobusowe - wymienionych na bilecie i w całości pokonać trasę określoną przez przewoźnika. W przeciwnym razie uczestnik jest narażony na „no show”, a tym samym na anulowanie jego biletu przez przewoźnika; c) warunki korzystania z biletu lotniczego (okres ważności, możliwość zmiany lub brak możliwości zmiany daty wylotu i powrotu, możliwość zwrotu lub brak możliwości zwrotu, możliwość podwyższenia klasy podróży, możliwość międzylądowania...) różnią się w zależności od taryfy i klasy rezerwacji biletu; d) maksymalna ważność biletu lotniczego nie może nigdy przekroczyć 1 roku. Zwrot (uwzględnia się dzień przyjazdu do miejsca początkowego) musi nastąpić nie później niż 1 rok od daty pierwszego wykorzystania biletu, jeżeli nastąpiło to w ciągu roku od daty wystawienia biletu (w przeciwnym razie 1 rok od daty wystawienia biletu, a nie od daty pierwszego wykorzystania).
• Podróżny potwierdza, że został należycie poinformowany o wyjątkowych okolicznościach spowodowanych kryzysem spowodowanym koronawirusem, które mogą mieć wpływ na jego podróż, oraz o sytuacji związanej z wirusem w miejscu docelowym. Miał również możliwość zapoznania się z zaleceniami dotyczącymi podróży udzielonymi przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (https://www.gov.pl/web/dyplomacja). Podróżny oświadcza zatem, że jest w pełni świadomy ryzyka związanego z podróżowaniem, ogólnie rzecz biorąc, w tym okresie oraz że koronawirus może wpłynąć na sprawny przebieg jego podróży. Mimo to z pełną świadomością faktów zdecydował się na wyjazd.
• Programy wymiany szkolnej są uważane za pobyty o charakterze mieszkalnym i edukacyjnym i dlatego nie są uważane za produkty turystyczne lub pakiety turystyczne.

10. Ochrona prywatności

Uczestnik i/lub jego przedstawiciele prawni zobowiązują się do zapoznania się, zrozumienia i zaakceptowania naszej polityki ochrony danych osobowych określonej w Karcie Ochrony Danych Osobowych.  

11. PRAWO DO WIZERUNKU

Uczestnik i/lub jego przedstawiciel prawny wyraźnie upoważnia WEP do wykorzystania i/lub reprodukcji wizerunku Uczestnika w celach promocyjnych przez okres 7 lat od zakończenia umowy, jeśli wizerunki pochodzą ze zdjęć lub filmów wykonanych podczas podróży/pobytu organizowanego przez WEP.

PRZESŁANIE FORMULARZA WSTĘPNEJ REJESTRACJI ONLINE I/LUB WPŁATA ZALICZKI OZNACZA PEŁNĄ AKCEPTACJĘ NINIEJSZYCH WARUNKÓW.