WEP oferuje swoim klientom programy wymiany szkolnej opisane (z zastrzeżeniem błędów w druku) w broszurze i na stronie internetowej bez możliwości jakiegokolwiek odstąpienia stron od realizowanego projektu kulturalnego. Usługi określone w broszurze i na stronie internetowej są traktowane jako realizacja zobowiązania WEP do modelowania informacji, pomocy i obsługi klientów w miarę swoich możliwości, bez zobowiązania rezultatu lub prawa do reprezentowania lub nadzoru. Ponieważ program wymiany szkolnej ma charakter mieszkalny, edukacyjny i nieturystyczny, nie jest on traktowany jako produkt turystyczny lub pakiet turystyczny. Projekt edukacyjno-kulturalny wymaga od uczestnika ścisłego przestrzegania przepisów prawa obowiązujących w miejscu przejazdu lub pobytu oraz zasad i zwyczajów życia codziennego, rodzinnego i szkolnego w środowisku przyjmującym. WEP nie ponosi odpowiedzialności za siłę wyższą lub za inne uchybienia lub czyny, które angażują odpowiedzialność cywilną lub karną uczestnika, który sam ponosi wszystkie bezpośrednie lub pośrednie konsekwencje tych działań. Przedstawiciele prawni i uczestnik zobowiązują się do przestrzegania wszystkich wymogów sanitarnych i administracyjnych (szczepienia, badania lekarskie, wiza, paszport, dostarczenie informacji biometrycznych itp.) nałożonych przez szkołę, władze lokalne i/lub krajowe kraju (krajów) przyjmującego/-ych, szkoły (prywatne lub publiczne) i/lub miejsca zakwaterowania itp. w celu umożliwienia organizacji i realizacji pobytu, wjazdu i/lub pobytu w danym kraju i/lub nauki w szkole. W przypadku odmowy spełnienia takich wymogów przedstawiciele prawni i uczestnik przyjmują do wiadomości, że WEP może nie być w stanie zorganizować pobytu. Ta odmowa spełnienia warunków będzie zatem traktowana jako jednostronna i dobrowolna rezygnacja z programu przez przedstawicieli prawnych i uczestnika.
W przypadku naruszenia przez uczestnika postanowień umowy, zasad programu i/lub pobytu lub rezygnacji z programu, umowa zostanie rozwiązana w trybie natychmiastowym na jego koszt. Uczestnik zobowiązuje się do opuszczenia kraju przyjmującego w terminie 5 dni bez prawa do zwrotu kosztów ze strony WEP oraz do zwolnienia z odpowiedzialności WEP i jej lokalnych przedstawicieli za wszelkie konsekwencje wynikające z jego zachowania. Zobowiązuje się on również do zwrotu w całości wszelkich stypendiów przyznanych przez WEP, które mógł otrzymać. Przemieszczanie się osób i dóbr oraz związane z tym formalności administracyjne (wizy, paszporty, dokumenty zdrowotne itp.) są regulowane przez obowiązujące w tym zakresie ustawy i rozporządzenia i przez to stanowią bezwzględny obowiązek klienta. Rezerwacja biletów dokonywana jest na terminy i według zaleceń zawartych w bilecie. Nie ma możliwości zwrotu w przypadku niewykorzystania biletu.
Wszyscy kandydaci do programu muszą wysłać formularz wstępnej rejestracji do WEP, aby zostać zaproszonym na rozmowę selekcyjną i muszą zapłacić 50 euro na pokrycie kosztów rozpatrzenia ich wniosku (opłata zgłoszeniowa). Po otrzymaniu formularza wstępnej rejestracji i opłaty za zgłoszenie WEP przesyła pocztą formularz zgłoszeniowy (“Application Form”) lub dane dostępowe do platformy internetowej w celu uzupełnienia zgłoszenia. Formularz zgłoszeniowy wypełnia kandydat i jego rodzice. W zaproszeniu na rozmowę kwalifikacyjną określone są części zgłoszenia, które należy wypełnić, aby zostać dopuszczonym do rozmowy kwalifikacyjnej.
Jeśli wniosek zostanie przyjęty, list potwierdzający kwalifikację jest wysyłany przez WEP.
Jeśli kandydat nie zostanie wybrany, kwota 50 euro zostanie zwrócona. List potwierdzający kwalifikację zobowiązuje osoby podpisujące do:
WEP dysponuje terminem 21 dni od otrzymania 25% wpłaty i kompletnej dokumentacji zgłoszeniowej na jej przeanalizowanie i ewentualne powiadomienie o odmowie lub warunkowym przyjęciu na podstawie dostarczonych dokumentów i informacji (na przykład, ale nie tylko: fałszywych oświadczeń, niewystarczających wyników w nauce, niewystarczającego poziomu znajomości języka, problemów zdrowotnych uniemożliwiających umieszczenie w placówce, zaburzeń odżywiania, zaburzeń psychicznych, alergii...). W przypadku odmowy przyjęcia (z wyjątkiem sytuacji, gdy doszło do złożenia fałszywych oświadczeń podczas rejestracji wstępnej, rozmowy kwalifikacyjnej, pisania dokumentacji zgłoszeniowej lub gdy doszło do popełnienia oszustwa podczas przeprowadzania testów ewaluacyjnych) zaliczka w wysokości 25% jest zwracana w terminie 30 dni.
WEP SA, siedziba: 26, Av. de Jette, 1081 Bruksela. Zgodnie z obowiązującym prawem, jesteśmy upoważnieni do organizowania i/lub oferowania, działając w charakterze pośrednika, wyjazdów na podstawie licencji nr A1912. Zgodnie z obowiązującym prawem, odprowadzamy składki na fundusz gwarancyjny dla konsumentów w dziedzinie pakietów turystycznych. Pobyty i/lub zajęcia są organizowane przez lokalnych usługodawców. Wybrany przez ucznia usługodawca zostanie wymieniony w dokumentach podróży, które uczestnik otrzyma przed wyjazdem. WEP nie może ponosić odpowiedzialności za niemożność wykonania przewidzianych umową usług z powodu niedotrzymania zobowiązań przez usługodawców w kraju przyjmującym, linię lotniczą, firmę ubezpieczeniową lub w przypadku siły wyższej, konfliktu, zamieszek lub wydarzenia, na które nie ma wpływu. WEP jest zwolniona z jakiejkolwiek odpowiedzialności za bezpośrednie lub pośrednie skutki wojny, rewolucji, niepokojów społecznych lub politycznych, zamieszek, strajków, epidemii, pandemii, kwarantanny lub katastrof naturalnych lub nuklearnych. Jeżeli tego typu okoliczności wystąpią przed wyjazdem, uniemożliwią prawidłową realizację pobytu i/lub stworzą ryzyko zagrożenia bezpieczeństwa i/lub zdrowia uczestnika, WEP nie ponosi żadnej odpowiedzialności odszkodowawczej. Zdjęcia lub opinie zawarte w broszurze, na stronie internetowej lub w jakimkolwiek innym dokumencie są pozaumowne. WEP nie ponosi odpowiedzialności za odmowę wydania wizy przez władze kraju przyjmującego. Opinie, zdjęcia i inne dokumenty, niezależnie od ich formy i nośnika, dotyczące, wymieniające lub przedstawiające ucznia w kontekście jego pobytu lub organizacji pobytu, mogą być wykorzystywane do celów promocyjnych, niezależnie od formy i nośnika takich działań.
Rezygnacja przez Uczestnika przed wyjazdem
Wszelkie wnioski dotyczące rezygnacji z programu muszą być przekazane do WEP w formie pisemnej. W przypadku rezygnacji po otrzymaniu przez WEP formularza wstępnej rejestracji, ale jeszcze przed wysłaniem przez WEP listu potwierdzającego kwalifikację, klient nie ponosi dodatkowych kosztów. W przypadku rezygnacji w terminie 7 dni od wysłania przez WEP listu potwierdzającego kwalifikację, klient nie ponosi dodatkowych kosztów. W przypadku braku wpłaty zaliczki w wysokości 25% w terminie do 7 dni od wysłania przez WEP listu potwierdzającego kwalifikację lub braku zwrotu kompletnego zgłoszenia w terminie 21 dni od wysłania przez WEP listu potwierdzającego kwalifikację, rejestracja zostaje automatycznie anulowana. W takich przypadkach przysługuje WEP umowne zryczałtowane odszkodowanie w wysokości 1000 euro. Jeśli Uczestnik zrezygnuje z rejestracji po wpłaceniu zaliczki, jednak przed odesłaniem kompletnej dokumentacji zgłoszeniowej, WEP należy się takie samo zryczałtowane odszkodowanie w wysokości 1000 euro. W przypadku rezygnacji przez Uczestnika z rejestracji po odesłaniu kompletnej dokumentacji zgłoszeniowej, umowa zostaje rozwiązana z mocy prawa. Umowne i bezzwrotne odszkodowanie ryczałtowe będzie należne WEP od Uczestnika. Wynosi ono 25% opłaty za uczestnictwo w przypadku rezygnacji na więcej niż sześć miesięcy przed wyjazdem, 50% w przypadku rezygnacji na mniej niż sześć miesięcy przed wyjazdem i do jednego miesiąca przed wyjazdem. Pełna kwota za pobyt jest płatna w terminie krótszym niż miesiąc przed wyjazdem. W każdym razie WEP jest uprawniona do potrącenia tych należności z pobranymi przez siebie kwotami, które mają w stosunku do niej charakter odszkodowawczy. Po wyjeździe uczestnika, w przypadku przerwania pobytu przez uczestnika, niezależnie od przyczyny, żadna kwota nie podlega zwrotowi. We wszystkich przypadkach opłata zgłoszeniowa (nie będąca częścią kosztów programu) w wysokości 50 euro nie podlega zwrotowi.
Uwaga dotycząca preferencji regionu w ramach klasycznego programu wymiany szkolnej lub klasycznego programu wymiany szkolnej +: Nie ma gwarancji umieszczenia w wybranym regionie. Prawdopodobieństwo nieumieszczenia w wybranym regionie jest większe niż prawdopodobieństwo umieszczenia w nim. Fakt nieumieszczenia w wybranym regionie lub stanie nie może stanowić ważnego powodu rezygnacji. Jeśli uczestnik i jego przedstawiciele prawni nadal chcą zrezygnować, obowiązują powyższe warunki rezygnacji.
Anulowanie przez Uczestnika z Gwarancją Anulowania WEP
Możliwe i wskazane jest zapisanie się na "Gwarancję anulowania WEP" w momencie podpisywania umowy, wraz z wniesieniem opłaty rejestracyjnej w wysokości 50€, która pokrywa koszty anulowania programu w przypadku m.in. problemów zdrowotnych ucznia lub członka jego rodziny, z powodu niepowodzeń w nauce lub braku możliwości wyjazdu, zgodnie z dokumentem "Gwarancja anulowania WEP" dostępnym online. "Gwarancja anulowania WEP" wynosi 6% opłaty za program i musi być wykupiona w momencie rejestracji oraz opłacona równocześnie z wniesieniem opłaty rejestracyjnej. Pozwala ona na anulowanie programu bez ponoszenia kar (z wyłączeniem kosztów samej gwarancji) do czasu wyjazdu z wyżej wymienionych powodów, udokumentowanych zaświadczeniem lekarskim lub inną odpowiednią dokumentacją. Należy również pamiętać, że gwarancja może obejmować jedynie usługi zamówione w momencie rejestracji. Dodatkowe usługi zarezerwowane później nie mogą być objęte gwarancją. Warunki obowiązywania gwarancji zostaną przesłane wraz z umową. Jeśli "Gwarancja anulowania WEP" nie zostanie wykupiona, obowiązują normalne opłaty za anulowanie. Jako alternatywa dla Gwarancji anulowania WEP, możliwe jest wykupienie opcjonalnej polisy ubezpieczeniowej w "Protections SRL", która pokrywa koszty rezygnacji z programu z obiektywnie udokumentowanych przyczyn lub zdarzeń nieprzewidywalnych w momencie rezerwacji, dotyczących ubezpieczonego lub członka jego rodziny. O szczegóły zapytaj doradcę WEP lub zapoznaj się ze szczegółami ubezpieczenia od kosztów rezygnacji online.
Anulowanie po stronie WEP
W przypadku anulowania kwalifikacji przez WEP przed potwierdzeniem ostatecznego przyjęcia, WEP zwróci kaucję w wysokości 25% wartości ceny, jeśli została wpłacona. W przypadku anulowania rejestracji przez WEP (z wyjątkiem osoby trzeciej lub w przypadku siły wyższej określonej w art. 8) po potwierdzeniu ostatecznego przyjęcia, WEP zobowiązuje się do wypłaty Uczestnikowi pełnego zwrotu kosztów wyłącznie za bezpośrednią szkodę poniesioną przez Uczestnika w wyniku tego anulowania, z wyłączeniem szkód niematerialnych, takich jak utrata zysku lub utrata możliwości zdobycia doświadczenia za granicą. WEP może podjąć decyzję o odwołaniu programu w dowolnym momencie, jeśli zostanie uznane, że Program nie może być przeprowadzony zgodnie z warunkami Umowy z powodu siły wyższej/wyjątkowych i nieuniknionych okoliczności: zdrowotnych, politycznych, warunków bezpieczeństwa, negatywnych opinii dotyczących podróży ze strony Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Uczestnik będzie miał wówczas do wyboru możliwość przełożenia zgłoszenia na podobny pobyt w innej miejscowości lub rozwiązania Umowy i otrzymania zwrotu wpłaconych kwot.
WEP i/lub partner lokalny zastrzega sobie również prawo do zakończenia Programu z powodu zachowania Uczestnika niezgodnego z regulaminem Programu podpisanym przez Uczestnika i jego rodziców. W takim przypadku zwrot pieniędzy nie zostanie dokonany.
Płatność ceny wybranego programu nastąpi w następujący sposób: zaliczka w wysokości 25% płatna w terminie 15 dni od otrzymania listu potwierdzającego kwalifikację oraz pozostała kwota w 3 ratach w wysokości 25% płatna przed wyjazdem. Wszystkie płatności muszą wpłynąć przed złożeniem dokumentacji wizowej (jeśli dotyczy), a terminy różnią się w zależności od programu i miejsca docelowego. Zostaną one potwierdzone przed ostateczną rejestracją w liście potwierdzającym kwalifikację. Zachowanie terminów jest warunkiem koniecznym, aby WEP mogła wypełnić swoje zobowiązania.
Jakiekolwiek uchybienie lub opóźnienie w płatności wszystkich lub części zaliczek lub wpłat automatycznie i bez uprzedniego formalnego powiadomienia prowadzi do :
a) zwiększenia kwoty należności o 15% w drodze zastosowania klauzuli karnej, przy czym kwota ta nie może być niższa niż 100 euro.
b) naliczenia odsetek umownych w wysokości 12% w skali roku.
Pozostaje to bez uszczerbku dla prawa WEP do dochodzenia pełnego odszkodowania za poniesione szkody. W przypadku braku płatności w terminie WEP zastrzega sobie również prawo do zawieszenia programu, czego konsekwencje ponosi klient (klienci).
Jeśli nie zaznaczono inaczej, ceny nie obejmują: opcjonalnego ubezpieczenia od kosztów rezygnacji - ubezpieczenia bagażu - kieszonkowego (na pokrycie kosztów wypoczynku, podróży, przyborów szkolnych, wycieczek itp.) - transportu w obie strony do miejsc w Europie - opłat paszportowych lub wizowych - mundurka szkolnego (jeśli dotyczy) - ewentualnego dodatku w przypadku specjalnej diety, występowania alergii lub szczególnego stanu zdrowia.
Uwaga dotycząca dodatkowych kosztów związanych z wymogami sanitarnymi: wszystkie koszty wynikające z wymogów sanitarnych, na przykład (jednak nie tylko) kwarantanna (w tym zakwaterowanie, posiłki, transfer... niezależnie od tego, czy chodzi o zakwaterowanie zgodne z wyborem, czy nie), test PCR przed wyjazdem lub po przyjeździe, test antygenowy przed wyjazdem lub po przyjeździe, szczepionka lub booster szczepionkowy, badanie lekarskie, uzyskanie jakiegokolwiek zaświadczenia... są pokrywane przez uczestnika.
Dokładna data rozpoczęcia i czas trwania pobytu może się różnić, ponieważ zależy od różnych czynników, takich jak (ale nie tylko): miejsce docelowe, wewnętrzna organizacja WEP (np. transport, ubezpieczenie, łączenie pobytów w kilku krajach, potrzeba zgrupowania kilku uczestników itp.), wymagania określone przez lokalne władze kraju przyjmującego (czas trwania związany z zasadą wzajemności, przepisy imigracyjne itp.), przez szkołę lub okręg szkolny, przez lokalną organizację sponsorującą pobyt uczestnika lub przez zdarzenie siły wyższej zobowiązujące WEP do dostosowania pobytu w tym zakresie. Czas trwania roku szkolnego waha się od 9 do 11 miesięcy, semestru szkolnego od 4 do 5 miesięcy, a trymestru szkolnego od 9 do 12 tygodni. Ostateczny czas trwania jest ustalany według uznania WEP. Uczestnik lub jego następcy prawni nie mogą domagać się żadnego odszkodowania, korekty lub zwrotu, jeżeli ostatecznie ustalony czas trwania jest równy lub większy od czasów trwania wymienionych powyżej. Jeśli WEP nie będzie w stanie spełnić opisanego powyżej warunku minimalnego czasu trwania wybranego pobytu (z wyjątkiem przypadku zaistnienia siły wyższej lub wcześniejszego powrotu z winy uczestnika), różnica zostanie zwrócona (obliczona proporcjonalnie do niewykorzystanych usług).
Nierzadko zdarza się, że znalezienie rodziny przyjmującej jest czasochłonne. Należy wziąć pod uwagę wiele czynników: sprawdzenie karalności, późną decyzję rodzin o podjęciu się przyjęcia ucznia, określenie profilu ucznia, którego rodzina chce gościć, itp. Rodziny mogą być wynagradzane, otrzymywać pomoc na pokrycie wydatków związanych z goszczeniem ucznia lub działać całkowicie na zasadzie wolontariatu. Wszystkie te czynności poprzedzające umieszczenie w placówce zajmują czas. Uczestnicy powinni więc wziąć pod uwagę możliwość otrzymania informacji o zakwaterowaniu dopiero na kilka dni przed wyjazdem. W niektórych przypadkach, jeśli nie uda się zapewnić stałego miejsca zamieszkania przed wyjazdem uczestnika, może on zostać umieszczony u tymczasowej rodziny przyjmującej na czas trwania działań mających na celu znalezienie docelowej rodziny. Czasami rodziny mogą gościć kilku uczniów w tym samym czasie. Uczniowie mogą być umieszczeni u więcej niż jednej rodziny w trakcie trwania programu. Daty wyjazdu i powrotu nie muszą odpowiadać początkowi lub końcowi roku szkolnego, są one ustalane według uznania WEP i lokalnych organizacji sponsorujących w zależności od różnych czynników (wiza, wymagania lokalnej szkoły, dostępność lotów, organizacja wewnętrzna...). Doświadczenia związane z rodziną przyjmującą cechuje silny charakter edukacyjny: kandydaci, którzy wybierają ten rodzaj programu, powinni zatem być elastyczni i traktować te ewentualne zmiany rodziny jako okazje do odkrycia kolejnych aspektów lokalnej kultury. Czynnik ludzki stanowi sedno doświadczeń związanych z pobytem u rodziny przyjmującej: zapewnione udogodnienia nie są porównywalne z tymi dostępnymi na przykład w pokoju hotelowym.
Szczególne przypadki - alergie, szczególne uwarunkowania zdrowotne i/lub specjalne diety:
Zakwaterowanie u rodziny przyjmującej może być utrudnione, jeżeli kandydat ma alergię, szczególną sytuację zdrowotną i/lub musi przestrzegać określonej diety. Istotne jest, aby uczestnik lub jego przedstawiciele prawni wskazali wszelkie takie uwarunkowania w formularzu wstępnej rejestracji, ponieważ nie we wszystkich przypadkach możliwe jest zagwarantowanie zakwaterowania i wyżywienia odpowiadającego szczególnym potrzebom danego uczestnika. Jeśli kandydat cierpi na alergię, szczególne schorzenie i/lub musi przestrzegać określonej diety, jego przypadek będzie rozpatrywany indywidualnie. Może zaistnieć kilka przypadków, takich jak (lista zawiera przykładowe przypadki):
We wszystkich przypadkach WEP poinformuje uczestnika i jego przedstawicieli prawnych o szczególnych warunkach w każdym przypadku, niezwłocznie po tym jak partner zagraniczny wskaże możliwości. WEP wskaże również termin, przed upływem którego uczestnik i jego przedstawiciele prawni muszą udzielić odpowiedzi potwierdzającej udział lub brak udziału w programie.
Ważna uwaga dotycząca przekazywania informacji i dokumentów przez WEP: obowiązkiem użytkownika jest podanie WEP ważnego i regularnie sprawdzanego adresu e-mail (zwłaszcza przez przedstawicieli prawnych, jeśli uczestnik jest niepełnoletni), ponieważ dokumenty (które nie muszą być w oryginalnym formacie) będą przekazywane użytkownikowi drogą elektroniczną. Tylko komunikacja za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub poczty elektronicznej jest uznawana za wiążącą. Komunikacja za pośrednictwem sieci społecznościowych, czatów lub komunikatorów ma charakter nieformalny i nieumowny.
Uczestnik i/lub jego przedstawiciele prawni zobowiązują się do zapoznania się, zrozumienia i zaakceptowania naszej polityki ochrony danych osobowych określonej w Karcie Ochrony Danych Osobowych.
Uczestnik i/lub jego przedstawiciel prawny wyraźnie upoważnia WEP do wykorzystania i/lub reprodukcji wizerunku Uczestnika w celach promocyjnych przez okres 7 lat od zakończenia umowy, jeśli wizerunki pochodzą ze zdjęć lub filmów wykonanych podczas podróży/pobytu organizowanego przez WEP.
PRZESŁANIE FORMULARZA WSTĘPNEJ REJESTRACJI ONLINE I/LUB WPŁATA ZALICZKI OZNACZA PEŁNĄ AKCEPTACJĘ NINIEJSZYCH WARUNKÓW.
Ubezpieczenie od kosztów leczenia/wypadków/repatriacji/OC jest wliczone w koszt programów wymiany szkolnej z wyjątkiem Flandrii dla mieszkańców Belgii (nie mogą oni korzystać z ubezpieczenia podróżnego na swoim terytorium).
Szczegółowe informacje dotyczące ochrony ubezpieczeniowej są przekazywane przed wyjazdem uczestnika (zakresy ochrony, platforma assistance, ubezpieczyciel/gwarant, itd. mogą się zmieniać co roku). W każdym przypadku gwarancje oferowane przez ubezpieczenie WEP są bardzo ważne i zawsze przekraczają minima narzucone przez władze krajów, w których przebywają uczestnicy.